Termeni și condiții

Articolul 1. Definiții

În sensul prezentului document, termenii de mai jos au următoarele înțelesuri:

1.1. Organizatorul / Asociația — Club Sportiv Aventus, persoana juridică fără scop patrimonial care organizează festivalul și administrează website-ul oficial: https://gamexpert.ro.

1.2. Festivalul — evenimentul urban, independent, dedicat gamingului și experiențelor interactive, adresat membrilor, organizat de Asociație în perioada 19 noiembrie 2026 (ora 00:01) - 22 noiembrie 2026 (ora 23:59), în București, prin activități și experiențe interactive desfășurate în mai multe locații partenere care funcționează simultan.

1.3. Website-ul — site-ul oficial al Festivalului, disponibil la adresa https://gamexpert.ro.

1.4. Participantul — persoana fizică majoră, care este membru sau devine membru susținător în cadrul Asociației până la data Festivalului, și care își creează cont pe platforma https://gamexpert.ro și îndeplinește minimum o misiune în locațiile partenere, urmărind să adune puncte și să se întreacă cu ceilalți participanți în scopul strângerii unui punctaj cât mai ridicat.

1.5. Contribuția de înscriere — suma stabilită pentru nivelul de membru susținător dorit, care este plătită de persoana interesată odată cu semnarea contractului de adeziune.

1.6. Locație parteneră — spațiul administrat de un terț în care se desfășoară o activitate inclusă în programul Festivalului.

1.7. Activitate — orice petrecere, concert, misiune, experiență interactivă, treasure hunt, escape room, concurs sau altă activitate anunțată în programul Festivalului.

1.8. Regulamentul Festivalului — regulile specifice de participare, siguranță și conduită, publicate pe Website sau comunicate participanților înainte de activitatea relevantă.

Articolul 2. Obiectul și natura evenimentului

2.1. Festivalul este un eveniment independent, dedicat culturii gamingului, experiențelor interactive și activităților tematice desfășurate în mediul offline.

2.2. Festivalul este conceput în jurul explorării mediului urban, al îndeplinirii misiunilor interactive și al participării la experiențele tematice incluse în program. Fiecare activitate se desfășoară în intervalul orar și la locația parteneră comunicată de Organizator, în condițiile prezentei și ale regulamentelor specifice.

2.3. Festivalul poate include, fără a se limita la:

• petreceri și evenimente tematice;
• misiuni și activități interactive în locații partenere;
• treasure hunt-uri și experiențe de explorare urbană;
• concursuri și activități cu premii;
• concerte, întâlniri comunitare și alte experiențe anunțate în program;
• o hartă online interactivă care prezintă locațiile și activitățile Festivalului.

2.4. Programul, locațiile partenere, orele, condițiile de acces și disponibilitatea activităților sunt prezentate pe Website și pot fi actualizate în condițiile prezentului document.

2.5. Asociația declară că Festivalul este conceput ca un eveniment independent. Orice utilizare concretă a unor elemente protejate de drepturi de proprietate intelectuală va respecta legislația aplicabilă.

Articolul 3. Condiții de participare

3.1. Participarea este destinată exclusiv membrilor care au împlinit vârsta de 18 ani, sub rezerva eventualelor condiții mai stricte aplicabile anumitor activități sau locații.

3.2. Înainte de a continua procedura de aderare utilizatorul trebuie să confirme explicit că a împlinit vârsta de 18 ani, prin bifarea unei căsuțe dedicate: “Declar că am împlinit vârsta de 18 ani și confirm că informația furnizată este adevărată”.

3.3. În lipsa acestei confirmări, persoana interesată nu poate continua procedura de aderare.

3.4. Pentru această etapă Organizatorul urmărește să utilizeze un mecanism de verificare bazat pe declarația Participantului privind îndeplinirea condiției de vârstă și pe colectarea datei nașterii acestuia, fără a solicita sau colecta copia actului de identitate. În măsura în care configurația tehnică a sistemului permite, Organizatorul va păstra și indicatorul logic verified_adult = true, în scopul evidențierii îndeplinirii condiției de vârstă pentru participarea la Festival.

3.5. Indicatorul menționat la art. 3.4 nu reprezintă o verificare independentă a identității sau a vârstei persoanei. Organizatorul își rezervă posibilitatea de a solicita măsuri suplimentare de verificare la acces numai dacă acestea sunt justificate, comunicate în prealabil și implementate cu respectarea legislației aplicabile.

3.6. Dacă există motive rezonabile să se creadă că declarația este falsă, Organizatorul poate refuza accesul până la clarificarea situației, cu respectarea drepturilor legale ale persoanei și a regulilor aplicabile privind restituirea sumelor.

3.7. În cazul activităților desfășurate în locații partenere cu reguli speciale de acces, Participantul trebuie să respecte și condițiile comunicate de operatorul locației.

Articolul 4. Dobândirea calității de membru susținător

4.1. În cazul în care o persoană este interesată să devină membru susținător al Asociației aceasta va trebui să parcurgă procedura de aderare la Asociație pentru a obține nivelul de membru susținător dorit.

4.2. Persoana interesată trebuie să completeze formularul de aderare pus la dispoziție pe Website, să furnizeze datele solicitate în mod legitim și să confirme că a luat cunoștință de drepturile și obligațiile care îi revin și de regulile aplicabile nivelului de membru susținător pentru care a optat.

4.3. Asociația va utiliza acceptarea electronică și confirmările generate de Website pentru documentarea cererii și a acordului persoanei, conform hotărârilor interne cu privire la admiterea membrilor susținători prin procedură electronică.

4.4. Membrului susținător îi revin drepturile și obligațiile prevăzute de statut, hotările interne și contractul de adeziune, conform nivelului pentru care optează.

4.5. În funcție de beneficiile dorite, persoana interesată poate opta pentru a deveni:

a) Membru susținător Bronze;

b) Membru susținător Silver;

c) Membru susținător Gold;

d) Membru susținător Platinum;

e) Membru susținător Diamond.

4.6. Dobândirea calității de membru susținător nu conferă automat drepturi de vot, drepturi patrimoniale, dreptul de a reprezenta Asociația sau alte prerogative care nu sunt recunoscute de statut.

4.7. Persoana care solicită aderarea declară că informațiile furnizate sunt corecte și că a avut posibilitatea de a consulta documentele relevante ale Asociației.

4.8. Asociația va păstra evidența membrilor susținători în condițiile prevăzute de lege și de propriile reguli interne, cu respectarea cerințelor de protecție a datelor cu caracter personal.

Articolul 5. Contribuția de înscriere și modalitatea de plată

5.1. Contribuția aferentă nivelului de membru susținător se stabilește de organul competent al Asociației, potrivit hotărârilor interne.

5.2. Înainte de confirmarea operațiunii, utilizatorului i se vor comunica cel puțin:

• valoarea contribuției;
• beneficiile incluse;
• modalitatea de plată.

5.3. Plata se realizează prin metodele disponibile pe Website, prin intermediul furnizorilor de servicii de plată integrați de Organizator.

5.4. Asociația nu va solicita comunicarea datelor complete ale cardului bancar prin e-mail, mesaje private sau alte canale nesecurizate. Datele de plată vor fi prelucrate prin infrastructura furnizorului de plăți, potrivit rolurilor și responsabilităților acestuia.

Articolul 6. Nivelurile membrilor susținători și beneficiile aferente

6.1. Organizatorul poate pune la dispoziție următoarele niveluri de membru susținător, care includ următoarele beneficii:

a) Membru susținător Bronze

• Beneficiază de acces pentru o zi la primul eveniment organizat de Asociație - Festivalul;
• Are acces la serverul comunității pe Discord, (https://discord.gg/YddEFHkEQ), în canalele destinate membrilor;
• Primește o insignă digitală cu nivelul Bronze pe serverul de Discord;
• Are dreptul de a participa la 1 eveniment online/offline dedicat membrilor pe trimestru, în limita capacității disponibile.

b) Membru susținător Silver

• Beneficiază de acces pentru două zile la alegere la primul eveniment organizat de Asociație - Festivalul;
• Are acces la serverul comunității pe Discord (https://discord.gg/YddEFHkEQ), în canalele destinate membrilor;
• Primește o insignă digitală cu nivelul Silver pe serverul de Discord;
• Are dreptul de a participa la 2 evenimente online/offline dedicate membrilor într-un trimestru, în limita capacității disponibile.
• Are acces la înscrierile pentru activitățile cu locuri limitate cu 24 de ore înaintea publicului general.

c) Membru susținător Gold

• Beneficiază de acces pentru patru zile la primul eveniment organizat de Asociație - Festivalul.
• Are acces la serverul comunității pe Discord (https://discord.gg/YddEFHkEQ), în canalele destinate membrilor;
• Primește o insignă digitală cu nivelul Gold pe serverul de Discord;
• Are dreptul de a participa la toate evenimentele online/offline dedicate membrilor într-un trimestru, în limita capacității disponibile.
• Are acces la înscrierile pentru activitățile cu locuri limitate cu 48 de ore înaintea publicului general;
• Are acces la ofertele partenerilor care prevăd reduceri diferențiate pentru membri cu prilejul anumitor campanii, în condițiile stabilite de fiecare partener.

d) Membru susținător Platinum

• Beneficiază de acces pentru o zi la primul eveniment organizat de Asociație - Festivalul, precum și de acces la anumite experiențe VIP* organizate în cadrul acestuia;
• Are acces la serverul comunității pe Discord (https://discord.gg/YddEFHkEQ), în canalele destinate membrilor;
• Primește o insignă digitală cu nivelul Platinum pe serverul de Discord;
• Are dreptul de a participa la 2 evenimente online/offline dedicate membrilor într-un trimestru, în limita capacității disponibile.
• Are acces la înscrierile pentru activitățile cu locuri limitate cu 48 de ore înaintea publicului general.

e) Membru susținător Diamond

• Beneficiază de acces pentru 4 zile la primul eveniment organizat de Asociație - Festivalul, precum și de acces la anumite experiențe VIP* organizate în cadrul acestuia;
• Are acces la serverul comunității pe Discord (https://discord.gg/YddEFHkEQ), în canalele destinate membrilor;
• Primește o insignă digitală cu nivelul Diamond pe serverul de Discord;
• Are dreptul de a participa la toate evenimentele online/offline dedicate membrilor într-un trimestru, în limita capacității disponibile.
• Are acces la înscrierile pentru activitățile cu locuri limitate cu 72 de ore înaintea publicului general;
• Are acces la ofertele partenerilor care prevăd reduceri diferențiate pentru membri cu prilejul anumitor campanii, în condițiile stabilite de fiecare partener.

*Experiențele VIP pot include, fără a se limita la acestea, misiuni speciale, activități dedicate, acces la anumite experiențe organizate în cadrul evenimentului. Accesul la o anumită experiență VIP poate fi condiționat de rezervare prealabilă, disponibilitatea locurilor, respectarea condițiilor specifice de participare și a eventualelor restricții de vârstă sau de siguranță.

6.2. În cadrul Festivalului accesul la anumite activități poate necesita rezervare suplimentară, confirmare distinctă sau respectarea unei capacități maxime.

6.3. După finalizarea procedurii de aderare la Asociație și achitarea contribuției aferente nivelului de membru susținător ales, participantul va primi, la adresa de e-mail comunicată, Contractul de adeziune, care va cuprinde drepturile și obligațiile ce decurg din calitatea sa de membru al Asociației, în care este precizat și cuantumul cotizației lunare datorate, precum și un link individual prin intermediul căruia se va putea autentifica în platforma dedicată Festivalului.

6.4. Participantul este obligat să păstreze confidențialitatea prevederilor Contractului de adeziune.

6.5. Dreptul de acces la Festival constituie un privilegiu acordat intuitu personae, exclusiv în considerarea persoanei și a calității acesteia de membru al Asociației, fiind un drept accesoriu acestei calități. Prin urmare, accesul este strict personal, netransmisibil și netransferabil către terți, indiferent de modalitatea în baza căreia s-ar încerca transmiterea acestuia, putând fi exercitat exclusiv de membrul căruia i-a fost acordat.

6.6. În cazul constatării unei tentative de fraudare a mecanismelor de acces, participare sau punctare în cadrul Festivalului, Organizatorul își rezervă dreptul, după verificarea situației și cu respectarea drepturilor legale ale persoanei de bună-credință, de a invalida punctajul obținut prin fraudă și de a retrage participantului dreptul de a concura împotriva celorlalți participanți. În această situație, participantul va putea lua parte în continuare la activitățile desfășurate în cadrul Festivalului, exclusiv într-un regim non-competițional, fără posibilitatea de a concura cu ceilalți participanți, de a acumula puncte în clasamentele competiționale sau de a beneficia de premiile acordate în funcție de rezultatele competiției.

6.7. În cazul pierderii accesului la e-mailul primit sau alte situații tehnice, Participantul poate solicita retrimiterea acestuia prin canalul de suport indicat pe Website, sub rezerva verificărilor necesare.

Articolul 7. Accesul la locațiile partenere

7.1. Festivalul va include activități desfășurate în spații administrate de terți, cu acordul acestora.

7.2. Accesul într-o locație parteneră este condiționat de respectarea regulilor de acces și siguranță aplicabile locației.

7.3. Organizatorul va comunica, în măsura relevantă, identitatea locației, programul, condițiile de acces și eventualele limitări privind capacitatea anterior începerii Festivalului.

7.4. Operatorii locațiilor partenere rămân responsabili pentru obligațiile care le revin potrivit legii și contractelor încheiate cu Organizatorul, inclusiv cele referitoare la exploatarea spațiului, siguranța acestuia și autorizațiile necesare activității desfășurate.

7.5. Organizatorul va gestiona relația cu locațiile partenere în condițiile contractelor aplicabile și va lua măsuri rezonabile pentru comunicarea modificărilor care afectează accesul participanților.

7.6. În cazul în care o locație parteneră devine indisponibilă, Organizatorul poate muta activitatea într-o altă locație adecvată sau poate propune o alternativă, cu condiția să nu afecteze în mod nejustificat drepturile Participantului.

7.7. Participantul trebuie să respecte instrucțiunile personalului autorizat al locației partenere și regulile privind evacuarea, accesul, conduita și utilizarea echipamentelor.

7.8. Organizatorul nu garantează serviciile independente pe care un partener le furnizează în nume propriu și nu poate exclude prin prezentul document răspunderea care îi revine potrivit legii pentru propriile fapte sau obligații.

Articolul 8. Programul și modificările activităților

8.1. Programul Festivalului va fi publicat pe Website și poate fi actualizat pentru a reflecta modificări operaționale, indisponibilitatea unor locații partenere, condiții de siguranță sau alte împrejurări relevante.

8.2. Organizatorul poate modifica ordinea activităților, orele de desfășurare sau locațiile partenere, cu condiția să informeze participanții într-un termen rezonabil atunci când modificarea este semnificativă.

8.3. Dacă o activitate este anulată sau modificată substanțial, Organizatorul va comunica opțiunile disponibile, care pot include o activitate alternativă sau reprogramarea, după caz.

8.4. Organizatorul nu garantează participarea unei anumite persoane, a unui artist, creator de conținut, invitat sau locație parteneră. Elementele esențiale ale Festivalului constau în explorarea mediului urban, descoperirea locațiilor partenere și îndeplinirea misiunilor interactive, provocărilor și activităților care alcătuiesc experiența propusă. Participarea unui anumit artist, influencer, creator de conținut, invitat sau partener, precum și prezența ori disponibilitatea unei anumite locații, nu reprezintă, prin ele însele, o condiție esențială a desfășurării Festivalului sau a dreptului de acces asociat calității de membru susținător. Aceste elemente au caracter complementar și pot fi modificate, înlocuite sau anulate, fără ca acest fapt să afecteze prin el însuși conceptul de bază al Festivalului.

Articolul 9. Anularea Festivalului

9.1. Pentru solicitări cu privire la modificarea programului sau alte aspecte referitoare la participarea la Festival, Participantul poate contacta Organizatorul la adresa contact@csaventus.ro.

9.2. Participantul are dreptul de a renunța voluntar la participarea la Festival, de a nu se prezenta la acesta sau de a nu exercita, integral ori parțial, dreptul de acces aferent nivelului său de membru susținător. Exercitarea acestor drepturi nu conferă însă Participantului posibilitatea de a transmite, cesiona sau pune la dispoziția unui terț, cu titlu oneros sau gratuit, total ori parțial, dreptul de acces dobândit, acesta având caracter personal și fiind netransmisibil.

9.3. În cazul amânării sau modificării substanțiale a Festivalului, Organizatorul va informa membrii susținători cu privire la situația intervenită și la măsurile avute în vedere.

9.4. În cazul anulării evenimentului din orice motiv, Asociația va depune diligențele necesare pentru organizarea unui eveniment alternativ, cu un concept și obiective similare sau complementare, la care membrii susținători care îndeplineau condițiile de participare la evenimentul anulat vor beneficia de acces gratuit, corespunzător nivelului de membru deținut și drepturilor de participare aferente acestuia. Data, locația, formatul și condițiile de desfășurare a evenimentului alternativ vor fi stabilite de Asociație și comunicate membrilor susținători prin intermediul canalelor oficiale de comunicare.

Articolul 10. Misiuni, treasure hunt și activități interactive

10.1. Unele activități pot presupune deplasarea Participantului între locații, rezolvarea unor indicii, îndeplinirea unor sarcini sau interacțiunea cu partenerii Festivalului.

10.2. Participantul trebuie să respecte legislația, regulile de circulație, instrucțiunile operatorului și regulile locațiilor partenere în care se desfășoară activitățile.

10.3. Nicio misiune nu autorizează Participantul să pătrundă fără drept pe proprietăți private, să acceseze zone restricționate, să obstrucționeze circulația sau să desfășoare activități ilegale ori periculoase.

10.4. Indiciile și sarcinile sunt concepute exclusiv pentru divertisment. Participantul trebuie să înceteze activitatea și să anunțe personalul Festivalului dacă observă o situație de pericol.

10.5. Pentru activitățile care presupun efort fizic, deplasare sau utilizarea unor echipamente, Organizatorul va comunica regulile specifice de siguranță aplicabile. Participantul are obligația de a acționa cu prudență și responsabilitate, de a respecta instrucțiunile și regulile de siguranță comunicate și de a evita orice conduită prin care și-ar putea pune în pericol propria viață sau integritate corporală ori pe cele ale altor persoane, inclusiv prin acțiuni săvârșite cu intenție sau din culpă cu prevedere. Participantul este responsabil pentru evaluarea propriilor capacități și a riscurilor asociate activităților la care alege să participe și se va abține de la desfășurarea oricărei activități atunci când apreciază că aceasta îi poate pune în pericol siguranța.

10.6. Participarea la o activitate poate fi suspendată sau refuzată dacă sunt încălcate regulile de siguranță ori dacă există un risc concret pentru Participant, pentru alte persoane sau pentru bunuri.

10.7. În cazul escape room-urilor sau al altor activități operate de terți, Participantul trebuie să respecte instrucțiunile operatorului și condițiile comunicate pentru activitatea respectivă.

10.8. Prezentul articol nu exclude și nu limitează răspunderea Organizatorului sau a partenerilor pentru obligațiile care le revin potrivit legii.

Articolul 11. Concursuri, premii și punctaj

11.1. Organizatorul poate organiza concursuri, treasure hunt-uri sau alte mecanisme de recompensare, în condițiile unor regulamente specifice.

11.2. Pentru fiecare concurs vor fi comunicate, după caz:

• organizatorul și perioada de desfășurare;
• condițiile de eligibilitate;
• mecanismul de înscriere și de desemnare a câștigătorilor;
• natura și valoarea premiilor;
• termenul și modalitatea de revendicare;
• regulile privind contestațiile și situațiile de descalificare;
• eventualele obligații fiscale.

11.3. În cadrul Festivalului, Participanții pot lua parte la activități și misiuni competitive, în cadrul cărora se vor întrece între ei și vor acumula puncte în funcție de rezultatele și performanțele obținute. Evidența punctelor acumulate de fiecare Participant va fi ținută prin intermediul sistemului informatic utilizat de Organizator, pe baza datelor înregistrate ca urmare a participării la activitățile și misiunile Festivalului. Punctajele astfel obținute pot sta la baza stabilirii clasamentelor și a acordării premiilor, în condițiile, conform criteriilor și prin procedurile prevăzute în regulamentul specific, care va detalia mecanismul de punctare, modalitatea de desemnare a câștigătorilor și premiile acordate.

11.4. Cu excepția cazului în care se precizează expres altfel într-un regulament valid, punctele de joc nu reprezintă monedă oficială, depozit bancar, instrument de plată sau drept de creanță general asupra Asociației.

11.5. Regulamentele concursurilor vor fi publicate sau puse la dispoziție înainte de înscrierea participanților.

Articolul 12. Conduita Participantului

12.1. Participantul se obligă să adopte un comportament respectuos și să nu pună în pericol alte persoane, personalul, partenerii sau bunurile utilizate pentru Festival.

12.2. Sunt interzise, în special:

• violența, amenințările și hărțuirea;
• discriminarea și comportamentul abuziv;
• deteriorarea sau însușirea bunurilor altor persoane;
• accesul neautorizat în zone restricționate;
• încercările de fraudă de orice natură;
• nerespectarea deliberată a instrucțiunilor de siguranță;
• desfășurarea de activități ilegale în cadrul Festivalului.

12.3. Organizatorul poate refuza accesul sau poate îndepărta Participantul atunci când există motive obiective și proporționale legate de siguranță, fraudă sau încălcarea gravă a regulamentului. Organizatorul își rezervă dreptul, după verificarea situației și cu respectarea drepturilor legale ale persoanei de bună-credință, de a invalida punctajul și de a retrage participantului dreptul de a concura împotriva celorlalți participanți. În această situație, participantul va putea lua parte în continuare la activitățile desfășurate în cadrul Festivalului, exclusiv într-un regim non-competițional, fără posibilitatea de a concura cu ceilalți participanți, de a acumula puncte în clasamentele competiționale sau de a beneficia de premiile acordate în funcție de rezultatele competiției.

12.4. Măsura va fi aplicată în mod rezonabil, ținând seama de gravitatea situației și de obligațiile legale ale Organizatorului.

12.5. Participantul este responsabil pentru prejudiciile pe care le cauzează prin fapte imputabile, în condițiile legii.

Articolul 13. Fotografie, filmare și utilizarea imaginii

13.1. În cadrul Festivalului pot avea loc fotografieri și filmări pentru documentarea evenimentului, comunicare publică sau promovare.

13.2. Organizatorul va informa membrii susținători, înainte de eveniment și, după caz, la locațiile partenere, cu privire la activitățile de fotografiere și filmare, scopurile prelucrării și modalitățile de exercitare a drepturilor lor.

13.3. Participarea la Festival în calitate de membru susținător al Asociației nu echivalează, prin ea însăși, cu acordarea unui consimțământ nelimitat pentru captarea, utilizarea sau publicarea imaginii Participantului. Cu toate acestea, înregistrările foto-video realizate în timpul Festivalului pot fi utilizate de Asociație în scopuri de documentare, informare și promovare a activităților sale nonprofit și a evenimentului, cu respectarea legislației aplicabile privind dreptul la imagine și protecția datelor cu caracter personal. Utilizarea imaginii unui Participant în materiale individualizate sau în alte scopuri pentru care legea impune obținerea consimțământului se va realiza numai în condițiile legale aplicabile.

13.4. Dacă este necesar un consimțământ pentru o anumită utilizare a imaginii, acesta va fi solicitat separat, în mod clar și documentat.

13.5. Pentru filmările generale de atmosferă și pentru alte situații în care poate fi utilizat un alt temei juridic, Organizatorul va evalua scopul, necesitatea, așteptările rezonabile ale persoanelor și garanțiile adecvate.

13.6. Participantul poate solicita informații privind prelucrarea imaginii la adresa dataprotection@csaventus.ro, în condițiile descrise în Politica de confidențialitate și Nota de informare privind protecția datelor.

Articolul 14. Natura independentă a inițiativei și respectarea drepturilor de proprietate intelectuală

14.1. Evenimentul este o inițiativă organizată de Asociație în vederea îndeplinirii obiectivelor și scopurilor sale nonprofit, prin promovarea sporturilor electronice, a gamingului, a comunităților de gaming și a experiențelor interactive în mediul urban, adresată membrilor săi.

14.2. Conceptul evenimentului valorifică teme și mecanici generale, precum explorarea mediului urban, misiunile interactive, provocările, descoperirea unor locații partenere și experiențele imersive, urmând ca identitatea vizuală, materialele creative și mecanicile specifice evenimentului să fie dezvoltate în mod propriu de către Asociație, cu respectarea drepturilor de proprietate intelectuală ale terților.

14.3. Evenimentul este conceput și organizat ca o inițiativă independentă și nu va fi prezentat, promovat sau comunicat publicului ca fiind oficial, sponsorizat, autorizat, afiliat sau aprobat de către producătorii, editorii, titularii licențelor ori orice alte persoane care dețin drepturi de proprietate intelectuală asupra jocurilor video sau asupra elementelor asociate acestora, în lipsa unei autorizări exprese din partea persoanelor îndreptățite.

14.4. Toate mărcile, denumirile comerciale, personajele, elementele grafice, operele muzicale și audiovizuale, precum și celelalte elemente protejate sau alte produse ale unor terți rămân proprietatea titularilor lor de drept. Asociația nu pretinde că deține drepturi asupra acestor elemente și nu acordă participanților niciun drept de utilizare a acestora.

14.5. Asociația urmărește să evite utilizarea neautorizată a mărcilor, logo-urilor, ilustrațiilor, personajelor, hărților, muzicii, secvențelor video și a oricăror alte elemente protejate aparținând terților. Referirile la jocuri video, companii, produse sau universuri creative ale unor terți, dacă există, nu implică dobândirea ori revendicarea unor drepturi asupra acestora.

14.6. Harta interactivă a Festivalului, identitatea vizuală, misiunile și materialele promoționale vor fi realizate, în măsura posibilului, prin utilizarea unor elemente originale sau a unor materiale a căror utilizare este permisă de lege.

14.7. Orice referire la mărci sau produse ale terților trebuie să fie justificată de scopul comunicării și să respecte limitele legale aplicabile.

14.8. Dacă un titular de drepturi formulează o notificare privind un material utilizat în cadrul Festivalului, Organizatorul va analiza solicitarea și va lua măsurile rezonabile necesare, fără a aduce atingere dreptului său de a contesta o notificare neîntemeiată.

Articolul 15. Protecția datelor cu caracter personal

15.1. Asociația prelucrează datele cu caracter personal în scopurile și în condițiile descrise în Politica de confidențialitate și Nota de informare privind protecția datelor cu caracter personal, disponibilă la https://gamexpert.ro/privacy.

15.2. Datele pot fi prelucrate, după caz, pentru:

• gestionarea cererilor și contractelor de aderare;
• administrarea evidenței membrilor susținători;
• emiterea și validarea conturilor de Participant;
• plata contribuției și evidența contabilă;
• gestionarea solicitărilor și reclamațiilor;
• asigurarea siguranței și prevenirea fraudelor;
• îndeplinirea obligațiilor legale;
• verificarea îndeplinirii misiunilor;
• fotografierea și filmarea, în condițiile comunicate separat.

15.3. Asociația va limita datele colectate la cele adecvate și necesare pentru scopurile declarate și va stabili perioade de păstrare în funcție de scop, obligațiile legale și necesitatea documentării operațiunilor.

15.4. Confirmarea vârstei poate fi înregistrată printr-un indicator logic, precum verified_adult = true, dacă această soluție este suficientă pentru scopul urmărit și este implementată astfel încât să evite colectarea nejustificată a unor date suplimentare.

15.5. Indicatorul de confirmare a vârstei poate rămâne dată cu caracter personal atunci când este asociat, direct sau indirect, unei persoane identificabile. Acesta va fi protejat și păstrat potrivit regulilor descrise în Politica de confidențialitate și Nota de informare privind protecția datelor cu caracter personal.

15.6. Asociația nu va utiliza acceptarea prezentelor condiții ca substitut pentru consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal atunci când consimțământul este temeiul juridic necesar pentru o prelucrare distinctă.

15.7. Drepturile persoanelor vizate, inclusiv dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție și portabilitate, în măsura în care sunt aplicabile, sunt descrise în Politica de confidențialitate și Nota de informare privind protecția datelor cu caracter personal.

15.8. Solicitările privind protecția datelor pot fi transmise la dataprotection@csaventus.ro.

Articolul 16. Comunicări și notificări

16.1. Comunicările oficiale privind Festivalul pot fi transmise prin e-mail, prin Website sau prin alte canale indicate expres de Organizator.

16.2. Participantul este responsabil să furnizeze o adresă de e-mail funcțională și să verifice comunicările referitoare la program, modificări importante și acces.

16.3. Organizatorul va depune eforturi rezonabile pentru a comunica modificările semnificative într-un termen util, în funcție de natura și urgența situației.

16.4. Comunicările promoționale vor fi gestionate separat de mesajele necesare administrării calității de membru, cu respectarea regulilor aplicabile comunicărilor comerciale.

Articolul 17. Reclamații și soluționarea litigiilor

17.1. Orice sesizare referitoare la aderare, contribuție, acces sau desfășurarea Festivalului poate fi transmisă la contact@csaventus.ro.

17.2. Asociația va analiza sesizările și va răspunde într-un termen rezonabil, ținând seama de natura solicitării și de termenele prevăzute de lege.

17.3. Prezentul document este guvernat de legea română.

17.4. În cazul apariției unui diferend în legătură cu aderarea la Asociație, calitatea de membru susținător, participarea la Festival sau interpretarea ori executarea prezentelor Termeni și Condiții, Membrul Susținător se obligă să depună, cu prioritate, diligențe rezonabile pentru soluționarea amiabilă a acestuia, prin adresarea unei sesizări scrise către Asociație și acordarea unui termen rezonabil pentru analizarea și soluționarea acesteia. În măsura în care soluționarea amiabilă nu este posibilă sau demersurile întreprinse în acest sens nu conduc la un rezultat satisfăcător, Membrul Susținător se poate adresa instanțelor judecătorești competente, în condițiile legii. Membrul Susținător se obligă să acționeze cu bună-credință în gestionarea oricărui diferend și să se abțină de la formularea sau difuzarea cu rea-credință a unor afirmații false ori înșelătoare, prin orice mijloace, de natură să prejudicieze în mod nejustificat reputația, imaginea sau credibilitatea Asociației. Încălcarea acestei obligații poate atrage răspunderea Membrului Susținător pentru orice prejudiciu adus Asociației.

Articolul 18. Modificarea Termenilor și condițiilor

18.1. Organizatorul poate actualiza prezentul document pentru a reflecta modificări legislative, operaționale sau ale modului de desfășurare a Festivalului.

18.2. Versiunea aplicabilă unei operațiuni va fi identificată prin data ultimei actualizări și va fi pusă la dispoziția utilizatorului înainte de acceptare.

18.3. Modificările care afectează în mod semnificativ drepturile deja dobândite de Participant nu vor fi aplicate retroactiv în detrimentul acestuia, cu excepția situațiilor permise de lege.

18.4. În cazul modificărilor relevante ale prezentelor Termeni și condiții, Organizatorul va informa membrii susținători cu privire la modificările intervenite, prin intermediul website-ului oficial sau la adresa de e-mail pusă la dispoziție de membrul susținător. În măsura permisă de legislația aplicabilă, dacă Participantul nu transmite o sesizare sau o obiecție cu privire la modificările comunicate și continuă să participe la Festival, această conduită va fi considerată o acceptare tacită a modificărilor respective.

18.5. Dacă o clauză este declarată nulă, nevalidă sau inaplicabilă, celelalte clauze rămân aplicabile în măsura permisă de lege, fără ca această regulă să înlăture drepturile imperative ale Participantului.

Articolul 19. Acceptarea documentului

19.1. Înainte de finalizarea procedurii de aderare utilizatorul va avea posibilitatea de a consulta și salva prezentul document.

19.2. Acceptarea se realizează printr-o acțiune afirmativă, de exemplu bifarea unei căsuțe nebifate în prealabil, cu textul: “Am citit și accept Termenii și condițiile”.

19.3. Confirmarea vârstei, acceptarea Termenilor și condițiilor, semnarea contractului de aderare și orice consimțământ distinct privind prelucrarea datelor sau utilizarea imaginii vor fi prezentate separat atunci când au funcții juridice diferite.

19.4. Asociația va păstra dovezi rezonabile privind versiunea documentului acceptat, data acceptării și operațiunea asociată, în măsura necesară pentru administrarea relației juridice și apărarea drepturilor sale, cu respectarea legislației privind protecția datelor.

19.5. Confirmarea electronică a operațiunii va fi transmisă la adresa de e-mail pusă la dispoziție de membrul susținător.